Integritetspolicy
1. Inledning
SMART Utbildningscentrum i Sverige AB (organisationsnummer 559429-0800) värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter när du använder våra webbplatser, digitala tjänster, utbildningar och övriga tjänster.
Vi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen, GDPR), kompletterande svensk dataskyddslagstiftning och annan tillämplig lagstiftning.
Syftet med denna integritetspolicy är att ge dig tydlig information om:
vilka personuppgifter vi behandlar,
varför vi behandlar dem,
vilken rättslig grund behandlingen bygger på,
hur länge uppgifterna sparas,
vilka som kan ta del av uppgifterna,
vilka rättigheter du har,
hur du kan utöva dina rättigheter,
och hur du kan kontakta oss om vår behandling av personuppgifter.
Denna integritetspolicy gäller för samtliga webbplatser, digitala tjänster, utbildningar, produkter och övriga tjänster som tillhandahålls av SMART Utbildningscentrum i Sverige AB, om inte annat uttryckligen anges.
2. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter är:
SMART Utbildningscentrum i Sverige AB
Organisationsnummer: 559429-0800
Postadress:
Rådmansvägen 18
291 65 Kristianstad
E-post: kontakt@smartutbildning.se
Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vill utöva någon av dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen är du alltid välkommen att kontakta oss via ovanstående kontaktuppgifter.
3. Vilka personuppgifter vi behandlar
Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur du använder våra tjänster. Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla våra tjänster, uppfylla våra rättsliga skyldigheter och utveckla vår verksamhet.
Kontouppgifter
När du skapar ett konto hos oss kan vi behandla uppgifter såsom:
namn,
e-postadress,
telefonnummer,
krypterade inloggnings- och autentiseringsuppgifter,
kontoinställningar och användarpreferenser.
Uppgifter vid köp och beställningar
När du köper en utbildning, produkt eller tjänst kan vi behandla uppgifter såsom:
namn,
faktureringsadress,
leveransadress (om tillämpligt),
e-postadress,
telefonnummer,
organisationsnamn,
referensperson eller referensnummer,
uppgifter om genomförda köp och betalningar.
Betalningsuppgifter behandlas i huvudsak av våra betalningsleverantörer. Vi lagrar normalt inte fullständiga kortuppgifter.
Uppgifter om utbildningar
Om du deltar i våra utbildningar eller använder våra digitala utbildningstjänster kan vi behandla uppgifter om exempelvis:
anmälningar,
deltagande,
närvaro,
genomförda utbildningar,
resultat och genomförda moment,
utvärderingar,
utfärdade intyg och certifikat.
Kommunikation och användargenererat innehåll
När du kontaktar oss eller använder funktioner där du själv lämnar information kan vi behandla:
e-postmeddelanden,
supportärenden,
formulärsvar,
kommentarer,
recensioner,
annat innehåll som du själv väljer att dela med oss.
Uppgifter i Samtalsstudion
När du använder Samtalsstudion kan vi behandla innehåll som du själv väljer att använda i tjänsten, exempelvis ljudupptagningar, transkriptioner, samtalstext, analyser, kodningar och resultat.
Samtalsstudion är avsedd för övnings- och simulerade samtal. Användaren får inte föra in känsliga personuppgifter eller verkliga klient-, patient- eller motsvarande samtal i tjänsten.
Ljudupptagningar används för att genomföra den begärda transkriberingen eller analysen och sparas inte som permanenta ljudfiler i ditt konto. Transkriptioner, analyser, kodningar och resultat kan sparas i ditt konto tills du själv raderar dem.
Material som du väljer att dela med en handledare blir tillgängligt för den personen enligt de funktioner som finns i Samtalsstudion.
Tekniska uppgifter
När du använder våra webbplatser och digitala tjänster kan vi automatiskt behandla tekniska uppgifter, såsom:
IP-adress,
enhetsinformation,
webbläsare och operativsystem,
loggar över inloggningar och säkerhetshändelser,
information från cookies och liknande tekniker,
användnings- och analysdata som hjälper oss att förbättra våra tjänster.
Vi samlar inte medvetet in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Uppgifter som inte längre behövs raderas eller anonymiseras i enlighet med våra rutiner för lagring och gallring.
4. Varför vi behandlar personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter endast när det finns ett tydligt och berättigat ändamål. Behandlingen sker för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster, fullgöra våra avtal, uppfylla rättsliga skyldigheter och utveckla vår verksamhet.
Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:
För att skapa och administrera användarkonton
Vi behandlar personuppgifter för att du ska kunna registrera ett konto, logga in, hantera dina inställningar och använda de funktioner som kräver ett användarkonto.
För att genomföra köp och leverera våra tjänster
Vi behandlar personuppgifter för att kunna ta emot beställningar, administrera betalningar, leverera utbildningar, produkter och tjänster samt kommunicera med dig kring dina köp.
För att administrera utbildningar
Vi behandlar personuppgifter för att planera, genomföra och följa upp utbildningar. Det kan exempelvis omfatta deltagaradministration, närvaroregistrering, kursmaterial, utvärderingar och annan information som behövs för att genomföra utbildningen.
För att tillhandahålla Samtalsstudion
När du använder Samtalsstudion behandlar vi det material som behövs för att genomföra de funktioner du använder, exempelvis transkribering, analys, kodning, återkoppling och uppföljning av din utveckling.
För att utfärda och verifiera intyg och certifikat
Vi behandlar personuppgifter för att kunna utfärda, administrera, verifiera och vid behov korrigera utbildningsintyg och certifikat. Uppgifter kan även behandlas för att motverka missbruk och säkerställa intygens äkthet.
För att ge support och kommunicera med dig
Vi behandlar personuppgifter när du kontaktar oss med frågor, supportärenden eller andra förfrågningar. Vi använder även dina kontaktuppgifter för att skicka viktig information om våra tjänster, ditt konto eller dina utbildningar.
För att uppfylla rättsliga skyldigheter
Vi behandlar personuppgifter när det krävs enligt lag, exempelvis enligt bokföringslagstiftning, skattelagstiftning eller andra rättsliga krav som gäller för vår verksamhet.
För marknadsföring
Om det är tillåtet enligt lag kan vi använda dina kontaktuppgifter för att skicka information om utbildningar, produkter, tjänster och andra erbjudanden som kan vara av intresse för dig. Du kan när som helst avregistrera dig från sådan kommunikation.
För att utveckla och förbättra våra tjänster
Vi behandlar personuppgifter och användningsdata för att analysera hur våra webbplatser och tjänster används, förbättra användarupplevelsen, utveckla nya funktioner och säkerställa att våra tjänster fungerar som avsett.
Övningsmaterial och simulerade samtal som används i Samtalsstudion kan användas för att testa, utvärdera och förbättra tjänstens funktioner och analysmodeller, under förutsättning att materialet inte innehåller känsliga personuppgifter.
För att upprätthålla säkerheten
Vi behandlar personuppgifter för att förebygga, upptäcka och utreda bedrägerier, obehörig åtkomst, missbruk av våra tjänster samt andra säkerhetsrelaterade incidenter. Detta omfattar även behandling av säkerhetsloggar och annan information som behövs för att skydda våra användare och våra system.
5. Rättsliga grunder för behandlingen
Dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att all behandling av personuppgifter har en rättslig grund. Vilken rättslig grund som gäller beror på syftet med behandlingen.
Fullgörande av avtal
Den vanligaste grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.
Det gäller exempelvis när vi:
registrerar och administrerar ditt användarkonto,
hanterar anmälningar till utbildningar,
levererar utbildningar, produkter och tjänster,
utfärdar intyg och certifikat,
tillhandahåller support och andra funktioner som ingår i våra tjänster.
Rättslig förpliktelse
Vi behandlar personuppgifter när det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter enligt lag.
Det kan exempelvis avse behandling som krävs enligt bokföringslagstiftning, skattelagstiftning eller andra lagar som reglerar vår verksamhet.
Berättigat intresse
I vissa fall behandlar vi personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse, efter en intresseavvägning där vi säkerställer att dina rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt intresse av behandlingen.
Det kan exempelvis avse behandling för att:
utveckla och förbättra våra tjänster,
analysera hur våra webbplatser används,
förebygga och utreda säkerhetsincidenter,
motverka bedrägerier och missbruk,
administrera och skydda våra IT-system,
kommunicera med befintliga kunder om liknande tjänster där detta är tillåtet enligt lag.
Samtycke
När lagen kräver det behandlar vi personuppgifter med stöd av ditt samtycke.
Det kan exempelvis gälla viss marknadsföring eller användning av cookies och liknande tekniker som inte är nödvändiga för att våra webbplatser ska fungera.
Om en behandling grundar sig på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har skett innan samtycket återkallades.
Personuppgifter i Samtalsstudion
När Samtalsstudion används av en organisation och SMART Utbildningscentrum behandlar personuppgifter för organisationens räkning sker behandlingen enligt organisationens instruktioner och, när det krävs, personuppgiftsbiträdesavtal. Organisationen ansvarar för att det finns rättslig grund för de personuppgifter som behandlas genom tjänsten, inklusive eventuella känsliga personuppgifter.
När SMART Utbildningscentrum behandlar uppgifter för att tillhandahålla Samtalsstudions funktioner till en enskild användare sker behandlingen i den utsträckning det är tillämpligt för att tillhandahålla den tjänst som användaren har begärt.
6. Hur länge vi sparar personuppgifter
Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy eller så länge vi är skyldiga att göra det enligt lag.
Hur länge uppgifterna sparas beror på vilken typ av uppgifter det gäller och varför de behandlas.
Uppgifter kopplade till användarkonton
Personuppgifter som är kopplade till ditt användarkonto sparas så länge kontot är aktivt.
Om kontot avslutas eller blir inaktivt behandlas personuppgifterna enligt våra rutiner för lagring, gallring och radering. Vissa uppgifter kan behöva sparas under en längre tid om det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Material i Samtalsstudion
Transkriptioner, analyser, kodningar och annat material som sparas i Samtalsstudion finns kvar i användarens konto tills användaren själv raderar materialet eller kontot avslutas, om vi inte behöver bevara vissa uppgifter längre på grund av rättsliga skyldigheter.
Ljudupptagningar som används för transkribering eller analys sparas inte som permanenta ljudfiler i användarens konto.
Uppgifter om utbildningar, intyg och certifikat
Uppgifter om genomförda utbildningar, utfärdade intyg och certifikat kan sparas under längre tid för att möjliggöra verifiering av utbildningshistorik, utfärdande av ersättningsintyg samt för att motverka förfalskning och missbruk.
Om det inte längre finns ett berättigat behov av att bevara uppgifterna kommer de att raderas eller anonymiseras.
Bokföringsuppgifter
Uppgifter som omfattas av bokföringslagstiftningen sparas under den tid som krävs enligt gällande lag.
Marknadsföring
Om vi behandlar personuppgifter för marknadsföring sparas uppgifterna så länge det finns en giltig rättslig grund för behandlingen eller tills du invänder mot behandlingen eller återkallar ditt samtycke, beroende på vilken rättslig grund som används.
Säkerhets- och logguppgifter
Säkerhetsloggar och liknande tekniska uppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt för att upprätthålla säkerheten, förebygga missbruk, utreda incidenter och uppfylla rättsliga skyldigheter.
Radering och anonymisering
När personuppgifter inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för raderas de eller anonymiseras på ett säkert sätt, om vi inte enligt lag är skyldiga eller har rätt att bevara dem under en längre tid.
7. När vi delar personuppgifter
Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part.
I vissa situationer kan vi dock behöva dela personuppgifter med andra aktörer för att kunna tillhandahålla våra tjänster, uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller skydda våra berättigade intressen. Vi delar endast de personuppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet.
Leverantörer och personuppgiftsbiträden
Vi anlitar externa leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, exempelvis för:
drift och hosting av våra webbplatser och digitala tjänster,
autentisering och kontohantering,
betalningshantering,
e-postutskick och kommunikation,
analys och statistik,
teknisk support och systemförvaltning.
Dessa leverantörer behandlar personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål. När det krävs ingår vi personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
För Samtalsstudion kan vi även anlita externa tekniska leverantörer för exempelvis transkribering, AI-baserad analys, datalagring och drift. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter i den omfattning som krävs för att tillhandahålla den aktuella funktionen och enligt tillämpliga avtal och dataskyddskrav.
Myndigheter
Vi kan lämna ut personuppgifter till myndigheter eller andra offentliga organ när vi är skyldiga att göra det enligt lag eller efter ett giltigt myndighetsbeslut.
Företagsöverlåtelser
Om hela eller delar av vår verksamhet säljs, omorganiseras eller på annat sätt överlåts kan personuppgifter komma att överföras till den nya verksamhetsutövaren som en del av överlåtelsen, förutsatt att detta sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
Skydd av rättigheter och säkerhet
Vi kan även lämna ut personuppgifter om det är nödvändigt för att:
skydda våra användare, vår verksamhet eller våra tjänster,
förebygga eller utreda bedrägerier, säkerhetsincidenter eller annan otillåten användning,
fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vi strävar alltid efter att begränsa utlämnandet till de personuppgifter som är nödvändiga i den aktuella situationen.
8. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES
Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan dock våra leverantörer eller samarbetspartners behandla personuppgifter i länder utanför EU/EES.
Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).
Detta kan exempelvis ske genom att:
Europeiska kommissionen har beslutat att landet har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter,
Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC) används,
eller att någon annan godkänd skyddsåtgärd enligt GDPR tillämpas.
Vi vidtar även, när det behövs, kompletterande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter har ett skydd som motsvarar skyddet inom EU.
Om du vill veta mer om hur vi skyddar personuppgifter vid internationella överföringar är du välkommen att kontakta oss.
9. Cookies och liknande tekniker
Vi använder cookies och liknande tekniker på våra webbplatser för att de ska fungera korrekt, ge en bättre användarupplevelse, analysera användningen av våra tjänster och, i förekommande fall, för marknadsföringsändamål.
En cookie är en liten textfil som lagras på din enhet när du besöker en webbplats. Cookies kan vara nödvändiga för att webbplatsen ska fungera eller användas för andra ändamål, beroende på vilka inställningar du väljer.
Vi använder i huvudsak följande kategorier av cookies:
Nödvändiga cookies
Dessa cookies krävs för att våra webbplatser och digitala tjänster ska fungera korrekt. De används exempelvis för att hantera inloggning, säkerhet, sessionshantering och andra grundläggande funktioner.
Eftersom dessa cookies är nödvändiga kan de normalt inte väljas bort.
Analyscookies
Analyscookies hjälper oss att förstå hur våra webbplatser används. Informationen används för att analysera besöksstatistik, identifiera förbättringsområden och utveckla våra tjänster.
När det krävs enligt lag används dessa cookies endast efter att du har lämnat ditt samtycke.
Funktionella cookies
Funktionella cookies används för att komma ihåg dina inställningar och ge en mer anpassad användarupplevelse, exempelvis språkval eller andra preferenser.
Marknadsföringscookies
Om vi använder cookies för marknadsföring eller för att visa mer relevanta annonser sker detta endast när det finns en giltig rättslig grund, exempelvis ditt samtycke där detta krävs.
Hantering av cookies
Du kan när som helst ändra eller återkalla dina cookieinställningar via vår cookiehanterare, om sådan finns tillgänglig på webbplatsen. Du kan även blockera eller radera cookies via inställningarna i din webbläsare.
Observera att vissa funktioner på webbplatsen kan fungera sämre eller sluta fungera om nödvändiga cookies blockeras.
10. Dina rättigheter
Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du ett antal rättigheter avseende de personuppgifter som vi behandlar om dig. Vilka rättigheter som gäller kan bero på den aktuella behandlingen och den rättsliga grund som behandlingen bygger på.
Rätt till information och tillgång
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter samt att begära ett registerutdrag över de personuppgifter som vi behandlar om dig.
Rätt till rättelse
Om någon av dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att de rättas eller kompletteras.
Rätt till radering
Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Denna rätt gäller inte om vi behöver fortsätta behandla uppgifterna för att uppfylla en rättslig skyldighet eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis medan riktigheten i uppgifterna kontrolleras eller om du har invänt mot behandlingen.
Rätt till dataportabilitet
När behandlingen grundar sig på avtal eller samtycke och sker automatiserat har du rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att uppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt.
Rätt att invända
Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som grundar sig på vårt berättigade intresse. Om du invänder kommer vi att upphöra med behandlingen om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Du har alltid rätt att invända mot behandling av personuppgifter som sker för direktmarknadsföring.
Rätt att återkalla samtycke
Om en behandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av den behandling som skedde innan samtycket återkallades.
Klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller till den tillsynsmyndighet som är behörig i det land där du bor eller arbetar.
Hur du utövar dina rättigheter
Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i denna integritetspolicy. Vi behandlar din begäran utan onödigt dröjsmål och i enlighet med dataskyddsförordningens bestämmelser.
11. Säkerhet
Vi arbetar kontinuerligt för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring, spridning eller annan otillåten behandling.
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med hänsyn till behandlingens art, omfattning, ändamål och de risker som behandlingen kan innebära för enskildas rättigheter och friheter.
Våra säkerhetsåtgärder kan bland annat omfatta:
behörighetsstyrning och åtkomstkontroller,
kryptering där det är lämpligt,
säker autentisering och skydd av användarkonton,
loggning och övervakning av säkerhetsrelaterade händelser,
säkerhetskopiering och återställningsrutiner,
löpande uppdatering och underhåll av våra system.
Endast personer som behöver tillgång till personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter eller tillhandahålla tjänster för vår räkning har åtkomst till uppgifterna.
Trots att vi vidtar omfattande säkerhetsåtgärder kan ingen metod för överföring eller lagring av information garantera ett fullständigt skydd mot alla säkerhetsrisker. Vi arbetar därför kontinuerligt med att utveckla och förbättra våra säkerhetsrutiner.
Om vi upptäcker en personuppgiftsincident hanteras den enligt våra interna rutiner och, när så krävs enligt dataskyddslagstiftningen, anmäls incidenten till behörig tillsynsmyndighet och berörda registrerade informeras.
12. Barns personuppgifter
Våra tjänster riktar sig till personer som har fyllt 18 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn.
Om vi får kännedom om att vi har behandlat personuppgifter om ett barn i strid med denna policy eller tillämplig lagstiftning kommer vi att vidta skäliga åtgärder för att radera eller anonymisera uppgifterna så snart som möjligt, om vi inte enligt lag är skyldiga att bevara dem.
Om du misstänker att ett barn har lämnat personuppgifter till oss är du välkommen att kontakta oss så att vi kan utreda frågan och vidta lämpliga åtgärder.
13. Ändringar av integritetspolicyn
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy när det behövs, exempelvis om våra tjänster förändras, om vi börjar behandla personuppgifter på nya sätt eller om lagstiftning och myndighetskrav ändras.
Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på våra webbplatser. Datumet för den senaste uppdateringen anges högst upp i dokumentet.
Om en ändring innebär en väsentlig förändring av hur vi behandlar personuppgifter kommer vi, när det krävs enligt lag eller när det annars är lämpligt, att informera berörda användare på ett tydligt sätt innan ändringen börjar gälla.
14. Kontaktuppgifter
Om du har frågor om denna integritetspolicy, vår behandling av personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen är du välkommen att kontakta oss.
SMART Utbildningscentrum i Sverige AB
Organisationsnummer: 559429-0800
Rådmansvägen 18
291 65 Kristianstad
E-post: kontakt@smartutbildning.se
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).